A continuación hacemos una descripción general de como empezar a organizar un Encuentro Europeo de Malabaristas (o cualquier otro encuentro!) No hay dos encuentros iguales, y cada proyecto tiene sus propios problemas y soluciones. Si necesitas más información por favor ponte en contacto con la EJA. Si avanzas con el proyecto tendrás que contactar con ellos de todas formas.

Al principio:

· Intenta organizar una velada abierta a todas las personas interesadas en ayudar en este maravilloso evento. Trata de saber de cada uno cuanto quiere involucrarse. Algunos dirán que están ocupados en invierno pero que ayudarán cuando los meses previos al encuentro, y otros te dirán que pueden aportar alguna facilidad o habilidad que pueda ser útil. Espero que puedas encontrar a 3-5 personas que se involucren todo el año. Juntos debéis formar el grupo o “comité” que esté enterado de todo el cuadro. Deberás volver a reunirte con este grupo para empezar a repartir las responsabilidades
· Crear una asociación. Las leyes son diferentes en todos los países, pero para hacer un encuentro debes tener una entidad legal, poder abrir una cuenta bancaria, firmar contratos, etc. Debe de ser una Asociación Sin Animo de Lucro, cuyo objetivo sea el promocionar el malabarismo como hobby, deporte, y arte a través del Encuentro Europeo de Malabaristas. Una vez que tengas esto, decide donde ubicar la oficina. Es recomendable fijar una dirección de correos y una línea telefónica para el encuentro. Una dirección personal puede servir pero es muy desaconsejable dejar un teléfono personal, te volverás loco! Malabaristas de América o Australia pueden llamarte en horas tardías. Luego piensa en un logotipo, tarjeta de visita .
· EL siguiente paso es confirmar el lugar, el apoyo, y poner en común un presupuesto real y un plan de trabajo. Si el plan se hace bien desde el principio y se sigue durante todo el año, ver como se todo sigue su curso es una buena experiencia para uno mismo. SI dejas todo para el ultimo momento, sufrirás la semana más estresada de tu vida!

La parte más importante de la organización del Encuentro Europeo de Malabaristas es la de crear un buen equipo de trabajo. Es imposible organizarlo uno mismo, y cuanto más se disfrute el equipo más divertido será el Encuentro. También con un grupito surgen más ideas, conexiones energía para trabajar. Un grupo de 5 personas involucradas, y respaldadas por otro de 10-20 en el sitio donde se hará el encuentro, es lo ideal. El equipo tiene que saber que todos están hasta el final, y debe de estar preparados para gastar muchas energía durante todo el año. Cuando se va acercando el Encuentro el equipo de apoyo se irá involucrando cada vez más. Es como una pequeña llama que crece y se convierte en un fuego. Los primeros meses, una o dos personas deben de crear la asociación para el Encuentro. Por Enero, otras 3 personas deben de saber bien cuales son sus responsabilidades y el camino a seguir, y para primavera, hay que ir atando el resto, detalle a detalle, haciendo ya los preparativos.

Hay muchas maneras de organizar, pero existen ciertas responsabilidades que deben de repartirse y puede dividir el comité. Puedes omitirlas pero debería de haber al menos dos posiciones claras:
El Líder

Esta es una sola persona, que se preocupa de que todo se está haciendo bien, y hace que la organización del festival vaya bien encaminada. La democracia funciona estupendamente, pero tiene que haber alguien que llame al voto y organice las reuniones. Su voto no puede tener mayor valor que ningún otro miembro.

El Tesorero
Debe de haber una única persona encargada de los libros, y que maneje todo el dinero. Una segunda firma en el banco en caso de que enferme, pero en general solo una persona debe de tener acceso y manejar los fondos. La otra responsabilidad importante es la de establecer un presupuesto que muestre la realidad que todo el comité deberá aprobar y estar seguros de que se pueda cumplir. Nadie del comité puede gastar dinero sin tener el consentimiento en primer lugar del tesorero. y al mismo tiempo, si algunas cosas son más baratas de lo esperado ( o donadas!) entonces el tesorero tendrá margen por si otras cosas se encarecen con la aprobación del comité.

IMPORTANTE: El líder y el tesorero bajo ninguna circunstancia pueden ser la misma persona!
El resto de los miembros del comité deben tomar otras responsabilidades o delegar en los malabaristas locales. Por ejemplo:
Una persona se encarga del conjunto del lugar(es): pabellones para malabarear, espacios para dormir, lugares de espectáculos, electricidad, agua, escenarios, acondicionamiento del lugar, basuras, señales de tráfico, transportes, control de tráfico, control de acreditaciones, etc..
Otra se debe encargar de todos los eventos. Organizar los espectáculos de calle, el Pasacalles, los talleres, las tiendas y los vendedores, las fiestas, el área infantil, decoración, venta de entradas.
Otra debe encargarse de toda la publicidad e impresión. Desde fijar los carteles, camisetas, tickets, acreditaciones, ruedas de prensa, relaciones públicas, ayuda con la decoración, diseños, decoración escenarios.
Y para finalizar tiene que haber alguien que tenga un ojo en la oficina y realice las labores de administración. Normalmente suele ser el líder o el tesorero, pero también puede ser la persona encargada de la publicidad. Depende de las capacidades de estas personas.

Por supuesto debe de haber mucha comunicación, para poder ayudarse entre todos, o tratar de delegar en sus amigos. Esta es la labor del Líder, delegar lo más posible en gente de confianza y dedicar su tiempo en controlar y controlar que la gente hace lo que ha dicho que iban a hacer. Si el proyecto es sólido y consigues suficiente gente para ayudar a ejecutarlo; organizar el Encuentro será muy divertido. Notaras que cuanto más se avanza más gente se involucra. Entonces es muy importante que el “centro” sepa todo lo que están haciendo los satélites.

El planning temporal para el Encuentro Europeo de Malabarismo:
Debes empezar a buscar un lugar y crear el grupo de la organización como poco 18 meses antes. De esta forma puedes dar una idea en el Encuentro Europeo previo y presentarlo a los malabaristas. SI tu propuesta es elegida por los malabaristas, ya solo te queda un año para hacerlo realidad, que más que suficiente. (algunos organizadores lo han hecho en 2 meses, pero cuesta más cuando te queda tan poco tiempo!)

Una vez vuelto a casa con la aprobación de los malabaristas, el trabajo real puede empezar. El primer paso es sentarse con todas las personas interesadas en el encuentro y romperse la cabeza aportando ideas creativas, para hacer un Encuentro Especial. Seguro que habrá gente que no quiera ayudar a organizar pero que tengan ideas fabulosas. Es la hora también de crear juntos el comité. A veces hay gente que se involucra y que apenas hace malabares, pero les gusta la idea del encuentro. Es muy difícil encontrar buenos tesoreros entre los malabaristas (los matemáticos pueden ser muy útiles!)

Haz una lista de todo, el proyecto es el “gran cuadro”. Intenta hacer una estimación de todos los costes y haz un presupuesto. La oficina de la EJA tiene los presupuestos de los pasado encuentros que pueden ayudar en un primer momento para establecer un presupuesto en común lo más real posible.

Una vez el presupuesto aprobado por el comité, trata de confirmarlo todo lo más posible. Decide que sitio todos quieren usar, donde comerá la gente, dormirá, hará malabares, espectáculos, fiesta, y ponlo todo en papel. Para todo ello deberás establecer una oficina para el encuentro, puede en cualquier lugar, pero ha de establecerse inmediatamente y permanente para todo el año. Hasta si la dirección es la de la casa de una persona. Para el teléfono, recomiendo abrir una nueva línea solo para el encuentro, con un contestador. Hay que conseguir un logo lo antes posible para usarlo en todas partes.
Empieza a contactar con los posibles sponsors, colaboradores, o patrocinadores.
Según va yendo la cosa, aparecen más y más trabajos. Siempre recomiendo adelantar lo máximo los trabajos. No dejes las cosas de lado, o en la primavera encontraras una avalancha de problemas.

En diciembre, debería estar todo sobre papel. Durante el invierno se puede detallar más las cosas, alquilar el sonido la luz, reservar los espectáculos y los talleres con los artistas, obtener los permisos necesarios, contactar con la policía, bomberos, primeros auxilios, diseño del cartel, camisetas, catering, etc.

En primavera debes confirmar los últimos detalles, y dejarlo todo para empezar a rodar. Es cuando empiezan las preinscripciones, y la publicidad e imprenta ocupa la mayor parte de tu tiempo.
Mi filosofía es la de conseguir confirmar la mayor parte del proyecto dos meses antes del encuentro. No solo podrás disfrutar del verano, sino que podrás asegurarte que las cosa previstas meses atrás se van a cumplir. Si los dibujos y la impresión están listos para Mayo, ay tienes algo menos de que preocuparte..

Escrito por Lee Hayes