Aucune convention ne ressemble à une autre, et chaque projet a son lot de problèmes et de solutions. Si vous avez besoin d'aide, contactez l'EJA. Au fur et à mesure de l'avance du projet, vous serez de toute façon en contact avec eux.
Au début :
- essayez d'organiser une rencontre ouverte à tous ceux
intéressés. Essayez de sentir leur degré de motivation et d'implication. Certains vous dirons qu'ils sont occupés en hiver, mais voudront bien aider dans les derniers mois, et d'autres peuvent avoir des connaissances particulières qui peuvent d'avérer utiles. Je suis sûr qu'en une soirée vous trouverez de 3 à 5 personnes pouvant vous aider pour l'année entière. Ensemble vous formerez le "noyau" de l'organisation, et pouvez vous partager les responsabilités.
- Créez une association !
Les lois sont différentes dans chaque pays, mais vous devez donner une identité officielle à la convention pour pouvoir ouvrir un compte en banque, signer des chèques, etc...
Cette association devra être à but non lucratif, et avoir comme but de stimuler la croissance du jonglage comme un hobby, un sport et un art.
Ensuite, il faut trouver un bureau. Il est recommandé de réserver une adresse et un numéro de téléphone juste pour la convention. Une adresse personnelle fonctionne, mais si vous donnez votre numéro personnel, vous allez finir dingue ! Les jongleurs du bout du monde risque de vous appeler au beau milieu de la nuit...
Il est temps de penser à un logo, une carte de visite, aux fournitures de bureau...
- l'étape suivante est d'essayer de confirmer l'endroit exact et de faire un budget réaliste et un planning. Ne faites pas tout au dernier moment, ou cela sera la pire semaine de votre vie !!!
La part la plus importante dans l'organisation d'une Convention
Européenne est de mettre en place une bonne équipe. C'est impossible de s'en sortir tout seul, et plus le comité s'amuse, plus la convention sera amusante. En plus, avec un certain nombre de personnes impliquées, il y a plus d'idées, de connexions et d'énergie. Un groupe principal de 5 personnes plus le support de 10 ou 20 autres est optimal. Le groupe principal devrait réaliser qu'ils vont devoir s'impliquer jusqu'à la fin. Mais au fur et à mesure que la convention s'approche, les autres personnes vont devoir s'impliquer de plus en plus. En fait c'est comme une flamme qui deviendrait un feu... Au début une personne ou deux peuvent bâtir les fondations, mais vers janvier les 3 autres doivent prendre leurs responsabilités, et au printemps tout le monde se met au travail.
Bien qu'il y ait une multitude de manières de s'organiser, il y a
des postes clé, dont deux ressortent toujours :
Le leader
C'est LA personne qui vérifie que tout est bien fait, et mène la danse. La démocratie fonctionne bien, mais il faut quelqu'un pour
appeler au vote et pour diriger les réunions. Son vote ne doit pas avoir plus de poids que celui des autres.
Le trésorier.
Il ne devrait y avoir qu'une seule personne qui gère les comptes et qui manipule l'argent. Une deuxième signature pour le chéquier peut s'avérer utile au cas où elle serait malade, mais en pratique seule une personne doit déposer ou retirer des fonds. L'autre responsabilité principale est de mettre en place un budget réaliste que tout le comité approuve, et surveiller qu'il est bien respecté. Personne ne devrait faire la moindre dépense sans l'aval du trésorier. En même temps le trésorier doit toujours garder une marge de manoeuvre, au cas où...
Important : le leader et le trésorier ne doivent surtout pas être la même personne !
Mais d'autres membres du comité peuvent porter plusieurs chapeaux. Par exemple :
- une personne pour s'occuper du lieu : endroit pour jongler, pour dormir, pour manger, électricité, eau, transport, badges...
- une autre peut s'occuper des évènements. Organiser les scènes, les parades, les ateliers, la déco, la vente des tickets.
- une autre peut s'occuper de la communication : publicité,
impressions des T-shirts et des posters, des passes, des dossiers de presse, des relations publiques.
- et enfin il faut une dernière personne pour avoir un oeil sur le bureau, et faire les formalités administratives. C'est habituellement le leader ou le trésorier, mais ça peut très bien être le chargé de communication. Ca dépend principalement des capacités de chacun.
Bien entendu il faut qu'il y ait un maximum de communication pour que les gens puissent s'aider, ou essayent chacuns de déléguer à d'autres amis. C'est le travail principal du président, déléguer autant que possible aux gens fiables et passer ensuite beaucoup de temps à vérifier et revérifier que les gens font bien ce qu'ils prévoyaient. Si votre projet est solide et que vous constatez qu'assez de personnes aident à son exécution, l'organisation de la convention peut être un vrai plaisir. Vous remarquerez que plus vous allez avancer, plus les gens seront impliqués. C'est là qu'il est important que le "centre" sache ce que chacun fait.
Au sujet d'une planification de temps pour le Festival Européen de Jonglerie :
Vous devrez commencer à chercher un emplacement et organiser le groupe au moins 18 mois à l'avance. De cette manière vous pouvez donner une vague idée de la convention et l'expliquer aux jongleurs. Si votre projet est accepté, vous avez alors un an pour le réunir, ce qui est plus de temps qu'il n'est nécessaire. (Certains organisateurs ont fait tout cela dans les 2 derniers mois, mais ça se voit quand vous regardez de près!)
Ce n'est qu'au moment de votre retour chez vous avec le mandat des jongleurs que le travail réel peut commencer. Le premier pas doit se faire avec tout ceux qui sont intéressés par la convention et se creusent la tête pour trouver des idées créatrices afin de faire de la convention quelque chose de spécial. Même ceux qui ne veulent pas aider à organiser peuvent avoir de grandes idées. Il est également temps de composer le comité. Parfois des personnes impliquées savent à peine jongler, mais s'impliquent parce qu'elles apprécient ce projet. En particulier, il semble difficile de trouver de bons trésoriers parmi les jongleurs (alors qu'il apparait que les mathématiciens sont très nombreux!)
Faites une liste de tout, puis projetez une "image d'ensemble". Essayez d'estimer les coûts pour établir un budget. Le bureau de l'EJA a des budgets de toutes les conventions passées et peut aider les organisateurs à monter une image réaliste pour leur première convention.
Une fois que votre budget a été approuvé par le comité, essayez d'obtenir des confirmations dessus autant que possible. Décidez quels sites vous voulez utiliser, où les gens mangeront, dormiront, jongleront, feront la fête et donneront des spectacles, et réservez-les sur le papier. Pour ça vous devrez installer une sorte de bureau pour la convention. Il peut être n'importe où, mais devrait être établi immédiatement et de manière permanente pendant toute l'année, même si son adresse est la maison de quelqu'un. Pour un téléphone, je vous recommande vivement d'obtenir un nouveau numéro de téléphone qui serait uniquement pour la convention, avec un répondeur. Ceci évitera beaucoup de confusions. Si possible essayez de trouver un logo rapidement et employez-le partout.
Commencez à contacter les sponsors définitifs ou les annonceurs.
Tandis que vous allez avancer, de plus en plus de petits travaux se présenteront d'eux-mêmes. J'essaye toujours d'obtenir que ce soit fait dès que possible. Plus vous pourrez vous arranger à l'avance mieux ce sera. Ne mettez rien de côté, ou vous allez vous retrouver le printemps venu dans une avalanche de petits problèmes.
En décembre, tous les équipements principaux doivent être réservés sur le papier. Pendant l'hiver vous pouvez vous en occuper plus en détail, louez le matériel son et lumière, arrangez les artistes pour les spectacles et les ateliers, obtenez toutes les autorisations nécessaires, contactez la police, les pompiers, les premiers secours, concevez les affiches, les T-shirt, voyez pour la restauration, etc...
Arrivés au printemps vous devez être prêts à régler les derniers détails et à mettre la machine en marche. Ceci démarre quand les pré-inscriptions commencent à arriver, et la publicité et l'impression prennent la majeure partie de votre temps.
Ma philosophie était d'essayer d'obtenir assez de planifications et de confirmations de faites au moins deux mois avant la convention. Non seulement vous pouvez alors apprécier une partie de votre été, mais ça donne également le temps de s'assurer que les choses promises des mois auparavant ont bien été obtenues. Si les dessins sont prêts en mai et le que le temps d'impression chez l'imprimeur est réservé pour la semaine avant la convention, c'est déjà un souci de moins.
Ecrit par Lee Hayes
