Для начала:
- Попробуйте устроить вечер открытых дверей для всех, кому интересно помочь в организации этого замечательного события. Попробуйте понять, насколько люди хотят в этом участвовать. Некоторые могут сказать, что они зимой заняты, но хотят помогать в последний месяц. Другие могут иметь какие-то умения и навыки, которые могут быть полезны. В любом случае, я думаю, что в результате вы сможете найти 3-5 человек, которые захотят помогать вам в течение целого года. Вместе с ними вы сможете создать орг. группу, которая будет иметь полное представление о событии. С этой группой нужно будет встретиться в следующий раз и начать распределять обязанности
- Начало организации. В каждой стране законы разные, в своей стране вы должны организовать конвенцию, как юридическое лицо, которое имеет право открывать банковский счет, подписывать контракты и т.д. Это должна быть неприбыльная организация, целью которой является развитие жонглирование как хобби, спорта и искусства посредством организации Европейской конвенции жонглеров. Как только это сделано, нужно определиться с местоположением офиса. Мы рекомендуем обзавестись адресом и телефонной линией специально для конвенции. Личный адрес покатит, но если вы дадите свой личный номер телефона, вы сойдете с ума. Жонглеры из Америки и Австралии могут позвонить в самое неподходящее время. Потом уже можно подумать о таких вещах, как логотип, визитные карточки и печатная продукция.
- Следующим шагом станет утверждение места проведения, поддержка, составление реалистичного бюджета и планирование по времени. Если с самого начала составлен хороший план, которого придерживаются в течение всего года, то вы получите огромное удовольствие, наблюдая, как рождается фестиваль. Если же вы все отложите на последнюю минуту, то переживете самую тяжелую неделю в жизни.
Самой важной частью организации ЕJC является построение хорошее команды. Самому все сделать невозможно, и чем больше удовольствия от организации получает команда, тем больше удовольствия получат участники конвенции. Кроме того, если в организации участвуют несколько человек, у вас будет больше идей, связей и энергии для работы. Оптимальным вариантом является группа из 5 преданных делу человек и 10-20 человек поддержки. Орг. группа должна понимать, что они повязаны до конца, и быть готовым выделять какую-то часть времени и сил в течение целого года. По мере приближения конвенции, группа поддержки будет участвовать в работе все в больше и большей степени. Это как маленький костер, перерастающий в пламя. Первые два месяц начальной организацией вполне могут заниматься 1 или 2 человека. Но где-то в январе должны подключиться еще 3 человек, а весной можно привлекать всех остальных для проработки деталей и осуществления подготовительной деятельности.
Хотя в организации огромное число аспектов, есть определенные обязанности, которые должны быть поделены между членами комитета. Вы можете поделить их как угодно, но должно быть, по крайней мере, две обязательные должности:
Лидер
Это один человек, который следит за всеми работами и ведет организацию фестиваля. Демократия - это замечательно, но все равно нужен кто-то, кто бы созывал голосование и организовывал собрания. Хотя его голос не должен иметь большую силу, чем голоса других членов орг. группы.
Управляющий финансами
Должен быть один человек, ответственный за бухгалтерию, и который занимается деньгами. Второе право подписи полезно в том случае, если он/она заболеет, но в принципе, только один человек должен класть деньги на счет и снимать их. Второй важной обязанностью этого человека является составление реалистичного бюджета, который одобрит весь комитет, так же он должен следить, чтобы этого бюджета придерживались. Никто из комитета не имеет права осуществлять расходы в рамках фестиваля без утверждения этих расходов управляющим финансами. В В то же время, если какой-то предмет окажется дешевле, чем ожидалось, управляющий будет знать, что есть небольшой зазор и другой предмет, можно приобрести подороже, чем ожидалось, если эти действия будут одобрены комитетом.
ВАЖНО: Ни при каких обстоятельствах Лидер и Управляющий финансами не должны быть одним лицом!
Другие члены комитета должны взять на себя более широкий спектр обязанностей и попытаться распределить их среди других жонглеров по месту организации. Например:
Один человек берет на себя ответственность за все, связанное с помещениями и местоположением: залы для жонглирования, помещения для сна, электричество, вода, сцены, организация участка, на котором будет проходить фестиваль, вывоз мусора, дорожные знаки, транспорт, управление потоком участников, проверка бейджей и т.д.
Другой отвечает за события: организация публичных шоу, парады, мастер-классы, торговля, вечеринки, зоны для детей, декорации, продажа билетов.
Еще один берет на себя работу с общественностью и печатные материалы. От печатной продукции и визитных карточек до плакатов, футболок, билетов и пропусков, пресс релизов, ПР, помощь с декорациями дизайном и декорациями сцены.
И, в конце концов, должен быть кто-то, кто будет следить за офисом, и администрировать процесс. Обычно это лидер и/или управляющий финансами, но может быть и человек по связям с общественностью. Во многом зависит от того, у кого какие возможности.
Ясное дело, нужно будет много общаться между собой, так что люди смогут помогать другу и распределять обязанности. Это является основной задачей лидера – распределять как можно больше обязанностей между надежными людьми, а затем проверять и перепроверять то, что они сделали. Если ваш план продуман, и у вас достаточное количество людей для того, чтобы воплотить его в жизнь, организация конвенции может стать очень веселым делом. Вы заметите, что чем больше вы делаете, тем больше людей привлекается. Вот когда очень важно, чтобы «центр», знал, чем занимаются «спутники».
Что касается временного планирования ЕJC.
Вам нужно начинать искать место для проведения и формировать орг. группу как минимум за 18 месяцев. Таким образом, вы сможете разработать хотя бы скелет идеи конвенции и объяснить её жонглерам. Если ваше предложение выбирается жонглерами, то у вас есть целый год, для того, чтобы все сделать, что более чем достаточно.
После того, как вы возвращаетесь домой с жонглерским мандатом, начинается настоящая работа. Первое, что надо сделать, – это собрать всех, кто заинтересован в конвенции и мозговым штурмом покреативить насчет идей того, как сделать конвенцию особенной. Даже у тех людей, которые не хотят участвовать в организации, могут иметься замечательные идеи. Также это самое время для того, чтобы собрать вместе комитет. Иногда в организации могут участвовать и те, кто не жонглирует, просто потому, что им нравится сама идея. В частности, среди жонглеров вряд ли можно найти хорошего управляющего финансами.
Составьте список всего, затем спланируйте «большую картину». Постарайтесь оценить все расходы и составьте бюджет. Европейская ассоциация жонглеров имеет бюджеты всех прошлых конвенций и сможет помочь всем, кто занимается организацией впервые, составить реалистичную картину.
Как только бюджет утверждается комитетом, постарайтесь утвердить все, что только возможно. Решите с местом, которое вы хотите использовать, с местами, где люди будут питаться, спать, тренироваться, выступать и тусоваться, зарезервируйте их на бумаге. Для того чтобы все это сделать, нужно организовать своего рода офис фестиваля. Он может находиться где угодно, но должен быть организован немедленно и быть постоянным в течение всего года. Даже если это чей-то дом. Что касается телефона, я настойчиво рекомендую вам обзавестись новой телефонной линией с автоответчиком, которая будет использоваться только для нужд фестиваля. Это избавит вас от многих хлопот. Также как можно быстрее нужно разработать логотип и использовать его везде, где только можно.
Начните связываться со спонсорами и рекламодателями.
По мере организации, будет появляться все больше и больше маленьких заданий. Я всегда стараюсь сделать как можно больше и как можно раньше. Чем больше вы сможете сделать заранее, тем лучше. Не откладывайте вещи на потом, иначе весной у вас будет аврал из маленьких проблем.
К декабрю все основные помещения должны быть зарезервированы на бумаге. В течение зимы вы можете добавить к ним детали, заняться арендой звука и света, прописать выступающих на шоу и мастер классах, достать все нужные разрешения, пообщаться с милицией, пожарными, службами первой помощи, разработать плакаты, футболки, организовать питание и т.д.
К весне вы должны утвердить последние детали и поставить все это дело «на колеса». В это время начинается предварительная регистрация, а работа с общественностью и печатными материалами занимает большую часть вашего времени.
Я старалась сделать как можно больше в планировании и утверждении за два месяца до конвенции. Это не только освобождает вам чуть лета для отдыха, но и дает дополнительное время для перепроверки вещей, которые должны были быть сделаны месяцами раньше. Если эскизы готовы в мае, а время распечатки зарезервировано у печатника за неделю до начала конвенции, это уже одной проблемой меньше.
Ли Хайес
